Be Careful with CC on Email

Open Booking: HUT 6 KOMISI – SIXTH di Singapura
June 8, 2017
Tantangan Hidup Bakat Sales
June 12, 2017

Be Careful with CC on Email

Be Careful with CC on Email

Selamat Sore teman-teman KOMISI, sering kirim email? Dan mengirimkan ke beberapa orang sekaligus melalui CC?

CC berarti Carbon Copy, di mana alamat email yang Anda masukan ke dalam daftar CC adalah orang yang akan menerima email tersebut, serta mengetahui daftar siapa saja yang dikirimi email tersebut.

Biasanya CC digunakan sebagai Attention atau referensi bagi pihak-pihak yang ada hubungannya atau relevansi dengan isi dan tujuan e-mail tersebut.

Waktu kuliah dulu, saya pernah mengirimkan Undangan ke President dan Direktur-Direktur di Kampus saya, tetapi tidak dikirimkan secara satu per satu, melainkan menggunakan CC. Hal ini ternyata mendapat peringatan keras dari team panitia karena tidak etis. Sebaiknya mengirimkan satu per satu secara terpisah ke masing-masing posisi yang ingin di undang.

Saya dapat pelajaran dari sana. Kemudian pada saat saya bekerja sebagai Technical Support, sering kali customer mengirimkan email dengan CC ke bagian Finance, Sales, Sales Director, dan bahkan ke CEO. Saya diajarkan, jika isi email tersebut tidak ada hubungan dengan mereka, Reply e-mail tersebut dan hapus e-mail penerima yang tidak dibutuhkan.

Hal ini karena, tidak semua email perlu attention seorang CEO, Direktur bahkan Finance. Apa lagi jika hubungannya adalah dengan masalah teknikal. Namun ada juga customer yang sengaja mengirimkan CC agar kasusnya dapat dikerjakan dengan segera, dengan tujuan jika CEO dan Direktur Sales membacanya maka dapat menekan bagian teknikal untuk segera menyelesaikan kasus yang dihadapi customer.

Tentunya tidak selalu demikian dalam sebuah perusahaan yang baik culturenya. Hari ini saya mendapat sebuah e-mail untuk meminta penawaran harga. Saya reply email tersebut dengan Reply-All (Biasanya dari perusahaan mereka ada CC ke bagian procurement dan pihak yang request barang). Setelah itu, tiba-tiba setelah 1 jam, saya mendapatkan email masuk dari kompetitor saya, yang tujuannya sama, ke subject email yang tadi baru saja saya reply.

Ternyata, pihak pengirim secara tidak sadar, memasukan daftar email supplier ke dalam CC, dan bukan BCC (Blind Carbon Copy), sehingga jika di reply, semua pihak pun mendapatkan email tersebut. Guess what? Penawaran harga saya pun bocor ke kompetitor, dan kompetitor mereply dengan harga Rp. 10.000 di bawah harga saya, serta mereka tidak sadar kalau email saya masih ada di dalam daftar CC nya.

Tentunya kesalahan menggunakan CC dalam email ini akan berakibat buruk bukan? Inilah salah satu contoh kejadiannya. Sebelum menekan tombol Send pada sebuah email, cek kembali, apakah cocok daftar email penerima ini masuk dalam daftar CC? Jika tidak, gunakan BCC, di mana penerima tidak akan tahu siapa saja yang menerima email tersebut, serta ketika mereka reply-all, email-email yang ada dalam BCC tidak akan terkirim.

Demikian sedikit sharing dalam bidang Teknologi Informasi hari ini, semoga bermanfaat dan teman-teman dapat mengetahui lebih jelas fungsi-fungsi yang ada dalam sebuah e-mail.

Regards,

Andi Wu

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *